Esker for oppbevaring av dokumenter og papirer

2024 Forfatter: Sierra Becker | [email protected]. Sist endret: 2024-02-26 06:09

Rekkefølge i dokumenter er viktig for optimale og raske arbeidsresultater. Dette lar deg raskt finne de nødvendige papirene, samt beskytte dem mot påvirkning av eksterne faktorer. For å sikre systematisering og sikkerhet for dokumenter, må du vite hvordan du arkiverer dem riktig og hvilke midler som trengs for dette.

Dokumentarkivering

Enhver sfære i menneskelivet fra fødsel til siste dag er ledsaget av papirarbeid. De kan ha forskjellig betydning, verdi, varighet av lagring. Men det faktum at de fleste av dem må holdes i forsvarlig stand i en viss tid er et faktum. For å sikre lagring av papirer i lang tid, bruk bokser for oppbevaring av dokumenter. I dag kan de kjøpes fritt eller lages for hånd.

Relevansen av papirlagring

Det er alltid behov for å lagre originaler og kopier.

• Liten, middels ogstore bedrifter, i offentlige etater, er arkivering et lovkrav.
• På kontoret, spesielt i HR-, regnskaps-, handelsbedrifter, lar dette deg optimere arbeidsprosessen, avlaste arbeidsområdet og sikre kontinuitet i funksjoner for både nye og eksisterende ansatte.
• Hjemme sikrer dette orden og muligheten til å finne de nødvendige papirene til rett tid, også i nødstilfeller.

Arkiveringstilbehør

Dokumentoppbevaringsbokser brukes oftest for å spare papir. I dag er blanks for dem tilgjengelig for gratis salg. Som regel gis de for A4-papirer. Men det finnes andre størrelser også. Noen produsenter tilbyr forbrukere spesielle papiresker der flere esker med papirer kan oppbevares. De selges umonterte, og en enkel instruksjon gjør det enkelt for enhver kjøper å montere dem. Bruken av slike bokser lar deg bli kvitt unødvendige forretningspapirer, og om nødvendig raskt finne riktig dokument. Riktig valgt boksformat lar deg løse problemet med plass optim alt og lagre verdifulle materialer i lang tid. Og en tydelig strukturering av originaler og kopier øker til tider hastigheten på oppgavene til ansatte.

Lagre papirarbeid på kontoret

Pappesker er det beste valget for å beskytte papirer mot vær og vind på arbeidsplassen.dokumentlagring. For å bruke dem er det nødvendig å distribuere materialene i grupper etter emne og samle dem enten i bulk eller i separate filer, eller i mapper, mapper eller andre typer av dem. Og ta deretter opp boksene i samsvar med de nødvendige dimensjonene. De er rimelige, så du kan kjøpe den mengden du trenger. Bokser er preget av romslighet, holdbarhet og miljøvennlighet. Håndspor gjør det enkelt å plukke opp og bære rundt, mens lokket (hengslet eller avtagbart) holder støv ute. Ute på pappen kan du signere typen dokumenter. Kontoroppbevaringsbokser selges som regel umontert med trykte grafiske instruksjoner, slik at de enkelt kan monteres og demonteres og eventuelt gjemmes bort på et bortgjemt sted.

Levering av dokumenter for langsiktig sparing

Ikke en eneste statlig etat eller privat virksomhet som driver seriøs virksomhet kan klare seg uten å arkivere dokumenter. Administrativ, skattemessig, personal-, regnskaps- og annen dokumentasjon har en annen lagringstid, som er regulert av liste nr. 578. Dette er en obligatorisk prosedyre, som ofte gir en ganske lang spareperiode (opptil 75 år). I dette tilfellet blir alle papirer sortert, lagt i esker og overlevert til lokalene som er beregnet for disse formålene. Det er spesielle krav til bokser i dette tilfellet: de må være laget av slitesterk papp (ideelt sett, hvis de oppfyller GOST-kravet, har de ogsålik den angitte garantiperioden). I dette tilfellet er det bedre å bruke arkivbokser for oppbevaring av dokumenter og pappesker. Sistnevnte er beholderen for flere beholdere for papirer. De har strenger da de er beregnet for langtidslagring.

For enkelhets skyld kan du også hente bokser for både vertikal og horisontal oppbevaring av materialer. Det bør også tas med i betraktningen at det er private virksomheter som står klare til å lage beholdere for papirer i henhold til dimensjonene kunden har oppgitt.

Hjemarkiv

Alle voksne bør bekymre seg for å holde viktige papirer innenfor veggene i hjemmene sine. Tross alt, veldig ofte må du fremlegge dokumenter som bekrefter din identitet, utdanning, eierskap til eiendom osv. For å unngå unødvendige økonomiske utgifter og for å kunne utøve dine rettigheter, må du oppbevare garantikort for husholdningsapparater, manualer for sine drift, kjøpskvitteringer. Dokumenter kan være påtrengende nødvendig i en nødsituasjon: i tilfelle en plutselig avgang, brann, naturkatastrofer, evakuering av befolkningen…

Originaler og kopier av verdipapirer må være på ett sted, skjult for nysgjerrige øyne, sortert og beskyttet mot eksterne faktorer. Det er bra hvis en boks for oppbevaring av dokumenter hjemme er forberedt for dette formålet. Det kan kjøpes, lages ved å kjøpe et pappemne i en butikk for en liten pris, eller du kan tilpasse enhver unødvendig boks. Hvis ikke arkivertoriginaler, vil deres smertefulle søk sikres, og restaurering i tilfelle tap vil kreve mye tid, økonomi og viktigst av alt, nerver.

Organisering av boligverdier

For å kjøpe esker for oppbevaring av papirer og dokumenter eller lage dem selv, må du demontere alt materialet og sortere dem i grupper, for eksempel:

• personlige dokumenter;
• papirer som viser eierskap;
• låneavtaler, betalinger ved transaksjoner;
• papirer om familiemedlemmers helsestatus, beståtte undersøkelser, legers meninger;
• materialer som bekrefter betaling for varer, garantikort osv.

Det er nødvendig å ta hensyn til gyldighetsperioden for verdipapirer, fordi noen av dem kanskje ikke er relevante på analysetidspunktet.

Tips for materialdistribusjon

Originaler og kopier kan variere i størrelse, så arkivbokser kan også tilpasses. I dette tilfellet kan originalene sorteres:

• i viktighetsrekkefølge;
• etter størrelse;
• i henhold til perioden for relevans;
• etter type (arbeid, hjemme…);
• på arrangementer.

En slik systematisering vil spare tid på å søke etter de riktige papirene og beskytte dem mot barn, fremmede og eksterne faktorer.

DIY-oppbevaringsbokser

Hovedforskjellen mellom familie- og kontormateriell er størrelsen deres: på jobbendette er vanligvis A4, mens hjemme er papiret veldig annerledes. Derfor kan du lage bokser for oppbevaring av dokumenter med egne hender. Det er flere alternativer:

1. Du kan kjøpe en blank i en hvilken som helst husholdningsavdeling på supermarkedet, og montere den ved å følge instruksjonene.
2. Hvis du trenger en boks med små størrelser, må du ta tegningene, laste dem ned, overføre dem til papp og lime dem. Hvis de angitte målene ikke passer brukeren, kan du overføre tegningen til papir, samtidig som du reduserer målene på arbeidsstykket flere ganger.
3. Det enkleste alternativet er å ta en hvilken som helst boks du ikke trenger og oppbevare den for originalene.
4. Lag etter egen tegning. Så, for eksempel, for å lage en boks for personlige dokumenter (pass, fødselsattester, rettigheter, utdanningsvitnemål), må du ta 2 ark med sterkt papir (papp), kutte ut en firkant i ønsket størrelse fra hver, legg til ytterligere 1,5 cm til en (for lokket). Brett deretter hvert ark i to og langs forskjellige diagonaler. Det skal være 3 linjer tot alt. Deretter skal hjørnene bøyes til midten, og deretter skal hver side brettes slik at kanten går gjennom midten av arket. Det siste trinnet er å sette sammen papirboksen langs de eksisterende linjene og lime sidene.

Samtidig kan enhver slik boks dekoreres for å matche fargen på interiøret ved hjelp av farget papir, lim, saks. Fylte "hvelv" bør holdes unna direkte sollys, fuktighet og barn.

Dokumenter er følgesvenner av menneskelivet. Du kan sikre deres sikkerhet ved hjelp av bokser for lagring av dokumenter i arkivet, og hvis den økonomiske situasjonen ikke tillater dette, kan du konstruere dem selv ved hjelp av improviserte materialer. Og så er det en rolig atmosfære på jobb og hjemme.